BPM - Una Definición

BPM es gestionar los cambios sucedidos en los negocios lo más rápido posible para obtener mejoras en la ejecución de los procesos de negocios que generan valor a las compañías. BPM no es solamente un conjunto de programas juntos dentro de una “suite” y que incluyen WorkFlow, EAI, B2B, Web Services, Business Rules Engine y monitoreo de actividades de negocios sobre un “Conjunto de Procesos”. Un verdadero sistema de BPM debe estar basado sobre una Arquitectura Orientada a Procesos (Process Oriented Architecture -POA) y un meta modelo intrínsico de procesos. El modelo de procesos debe estar basado en un modelo matemático (tal como hoy en día están basadas en álgebra las bases de datos relacionales). Business Process Modeling Language (BPML) liderado por BPMI.org constituye la fundación para lograr soluciones end-to-end donde los procesos puedan ser controlados durante todo su ciclo de vida, desde el discovery (evaluación y determinación de requerimientos), diseño, deployment, ejecución, operaciones, interacción, optimización y análisis de resultados.

Par lograr una buena definición de procesos y que se puedan incluir dentro de una solución end-to-end es necesario un equipo conformado por especialistas de los procesos que se desean implementar. Personas que conozcan la semántica de los negocios y no que conozcas solo de API’s ni de programación.

Desde el punto de vista de negocios, los procesos de negocios no están compuestos de diferentes piezas de aplicaciones, reglas de integración, Web Services o flujos de trabajo. Los Procesos son un Todo de Entidades y necesitan ser representadas y administradas como tal. En lugar de existir muchas aplicaciones el modelo de procesos esta más orientado con el espacio en blanco en las organizaciones, son las actividades e interacciones que no son representadas actualmente por IT o manejadas de cualquier manera explícitamente.

Un sistema de BMP debe proveer una representación digital de todo un proceso. Es la representación directa y la manipulación de los procesos de negocios. Una solución de BPM debe enfocarse en las áreas que causan dolor para la empresa de manera que se pueda ver el verdadero valor de la solución, lo primero que hay que tener en cuenta es lo siguiente:

· La información sobre la cual se toman decisiones existe y viene de sistemas distintos, en este caso BPM puede ayudar a automatizar el proceso de negocio que actualmente debe tomar tiempos no aptos para poder atender los requerimientos de negocio y de usuario final. En esta parte hay que validar con las áreas o departamentos involucrados en el cumplimiento del proceso que aplicaciones o sistemas son los involucrados y empezar a crear interfases para poder crear el proceso de negocio en una herramienta de BMP. Las interfases son mecanismos que actúan como contratos entre dos o más aplicaciones y constituyen el lenguaje neutral en la integración de aplicaciones.

· Si los procesos involucran mas de una organización, implementar una solución BPM se torna aún mas complejo por que consume demasiado tiempo poder llegar a implementar un proceso end-to-end debido a la forma en como se maneja cada organización, algunas veces el tema es más político que de sinergia ya que entre las organizaciones las culturas organizacionales son muy complejas de re-adaptarse a los cambios que implican una integración de procesos. En estos casos es definir un plan de interacción entre los principales conocedores de los procesos de negocios de cada una de las empresas y crear un grupo de procesos Inter-compañías de manera que se sientan identificados en el trabajo que van a realizar, de esta manera los especialistas de los procesos tienen un rol protagónico en la solución y generaran la sinergia necesaria para poder implementar una solución end-to-end a nivel compañías.

· Pasos manuales repetitivos, este es quizás una de las tareas mas complejas cuando se trata de integrar procesos de negocios, debido a que estos pasos manuales son llevados a cabos no solo por personas del departamento de IT si no también por conocedores de los procesos de negocios. Convertir estos procesos manuales a una forma automatizada de manera que se puedan usar en herramientas de BPM implica crear aplicaciones en algunos casos complejas de llevar a buen termino, esto debido a que los únicos que conocen de cómo se realizan las tareas manuales son los miembros de las áreas de negocios involucradas que ponen un grado de resistencia al ser invadidos en sus tareas del día a día por personal de IT dentro de sus fronteras organizacionales. En estos casos las decisiones de BPM deben venir desde la gerencia corporativa con reglas y procedimientos claros que permitan a las personas que actualmente realizan los procesos manuales involucrarse de manera activa con responsabilidades y roles definidos en la solución. Por ejemplo crear los grupos d especialistas en procesos de negocios que serán los que mas adelante creen, modifiquen y pongan en operación los procesos end-to-end creados en herramientas BPM.

Arquitectura Empresarial

Una Arquitectura Empresarial (Enterprise Architecture) esta compuesta por las bases de la ejecución del modelo de negocio de la empresa (La Base de la Pirámide), una arquitectura de procesos que soportan estas bases, la arquitectura funcional y técnica que facilitan la ejecución de los procesos con el objetivo de agilizar la cadena de valor de la empresa cumpliendo con las bases de su ejecución y buenas prácticas tomadas de la industria y adaptadas de manera tropicalizada para que estén de acorde a la cultura de su empresa.